プライバシーポリシー
当社のプライバシーポリシーは以下の通りです。
第１章 総則
■ 目的
第１条
第1項
本規程は、「個人情報の保護に関する法律(平成１５年法律第５７号 以下「個人情報保護法」という)」等を遵守しつつ、群馬総合スタッフ株式会社(以下、「会社」という)が個人情報を取扱う事業者として個人情報の適切な保護と利用に関して遵守すべき基本的事項を定め、会社業務の適正かつ円滑な運営を図ることを目的とする。
■ 定義
第２条
第1項
本規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1)個人情報
生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により当該個人を識別できるもの(他の情報と容易に照合でき、それにより当該個人を識別できるもの、または識別され得るものを含む。)をいう。
(2)個人情報データベース等
個人情報を含む情報の集合物であって、次のものをいう。 特定の個人情報をコンピュータを用いて検索できるように体系的に構成したもの。 aに掲げるもののほか、紙面等において処理されたもので、含まれる個人情報を一定の規則に従って整理することにより特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成した情報の集合物であって、目次、索引、符号その他検索を容易にするためのものを有するもの。
(3)個人情報
個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。
(4)当事者
特定の個人情報の主体となる者のことをいう。
■ 適用範囲
第３条
第１項
本規程は、会社の役員、執行役員、その他特別職、並びに雇用契約関係にある全ての社員に適用する。
第２項
本規程は、会社に所属しない者で、会社への所属(入社)を希望する者にも適用する。
第３項
本規程は、当社が保有している全ての個人情報(社外業者に委託している個人情報を含む)、及び委託している個人情報を対象とする。
第２章 個人情報の取得、収集、取り扱い
■ 取得、収集の範囲および方法
第４条
第１項
個人情報の取得は業務上必要な範囲内で、適正かつ適法な手段により行う。
第２項
第三者からの個人情報の取得に際して、本人の利益を不当に侵害してはならない。
■ 当事者から個人情報を取得、収集する場合
第５条
第１項
会社は、当事者から個人情報を取得、収集する場合には、当事者に対して、少なくとも、次に掲げる事項を書面または電子メール、またはインターネットの会社サイトにより通知し、当該情報の取得、収集、利用、または第三者提供に関する同意を得るものとする。
-
個人情報の取得、収集および利用の目的
-
個人情報の開示を求める権利および開示の結果、当該情報が誤っている場合に訂正または削除を要求する権利の存在ならびに当該権利を行使するための具体的方法
-
個人情報に関する管理者またはその代理人の氏名または資格役職名・職位、役職名、所属および連絡先
-
第３条第２項の者に対しては、当該個人情報の収集源
■ 機微(センシティブ)情報の取扱い
第６条
第１項
政治的見解、信教(宗教、思想および信条をいう。)、労働組合への加盟、人種および民族、門地および本籍地、保健医療および性生活、並びに犯罪歴に関する情報(以下｢機微(センシティブ)情報｣という。)については、次に掲げる場合を除くほか、取得、利用または第三者への提供をおこなわないものとする。
第２項
-
法令等に基づく場合
-
司法機関および警察機関からの指示あるいは要請に基づき、人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合
-
国の機関若しくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合
-
機微(センシティブ)情報が記載されている戸籍謄本その他の本人を特定できる書類を本人特定のために取得、利用、保管する場合
-
機微(センシティブ)情報に該当する生体認証情報を本人の同意に基づき、本人確認に用いる場合
-
前項の各事由により取得、利用または第三者提供が許容される場合
も、各事由を逸脱することのないよう、特に慎重に取扱うものとする。
第３章 当事者の個人情報に関する権利
■ 当事者の個人情報に関する権利
第７条
第１項
当事者から自己の個人情報について開示を求められた場合、会社は速やかにこれに応ずるものとする。但し、本人確認を行った上で、その開示の求めが当事者本人からのものであることが確認された場合に限る。
第２項
当事者から自己の個人情報について訂正、追加または削除(以下、「訂正等」という)を求められた場合、会社は速やかに当該個人情報についての確認を行い、その結果を踏まえて訂正等を行うものとする。
第３項
会社が保有する個人情報について、当該個人情報の当事者から自己の個人情報についての利用または第三者への提供を拒否された場合は、これに応ずるものとする。但し、法令の規定に基づく場合を除く。
第４章 個人情報の利用目的の特定、変更
■ 個人情報の利用目的の特定、変更
第８条
第１項
当社は、個人情報を取り扱うにあたってはその利用目的をできる限り特定するものとする。
第２項
当社が個人情報を取り扱うにあたっては次の利用目的のみに利用することとし、他の目的に利用してはならない。
(1)当社顧客に対し、サービスまたは商品の提供を行うため
(2)当社顧客に対し、サービスまたは商品について広告を行うため
(3)当社社員等等の人事関連業務を行うため
第３項
当社は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲で行うものとする。
第５章 個人情報の適正管理
■ 個人情報の正確性確保
第９条
第１項
会社の保有する個人情報は、利用目的に応じ、必要な範囲内において、正確かつ最新の状態で管理するよう努めるものとする。
■ 個人情報利用の安全性の確保
第10条
第１項
会社は、その保有する個人情報について、不正アクセスおよび紛失、破壊、改ざん、漏洩等を防止できるよう、合理的な安全対策を講ずるものとする。
■ コンピュータ・システムの適正管理
第11 条
第１項
会社は、個人情報保護・管理に関するコンピュータ・システムを安全かつ確実に維持管理するため、個人情報管理責任者の判断により情報システム(コンピュータ)の専門家の支援を得るものとする。
■ 個人情報の廃棄、消去
第12 条
第１項
会社は、その保有する個人情報について、次のいずれかに該当する事項が起こった場合は、速やかに当該個人情報を確実に廃棄または消去するものとする。
第2項
但し、法令の規定により保存しなければならない場合を除く。
-
利用目的を達成した場合
-
当事者からの廃棄の申出があった場合
-
その他会社が当該個人情報について保有する必要がないと判断した場合
■ 個人情報データの送受信
第13 条
第１項
会社は、安全性を確保するため、その保有する個人情報のデータを電子メール等により送信することを原則として禁止する。
第2項
当事者からのデータ送信についても同様とする。
第3項
前項の規定にかかわらず、やむを得ず個人情報のデータを送受信する場合には、当該個人情報にパスワードをかける等、第三者が容易にその内容を知ることができないよう措置を講ずる。
第4項
第２項は、社員が会社内において業務利用のために個人情報のデータを送受信する場合には適用しない。
■ 社員等の義務
第14 条
第１項
社員等は、その業務を行うにあたり個人情報を収集・利用および提供する場合は、個人情報の秘密保全のため、十分な注意を払わなければならない。
第2項
社員等は、会社が保有する個人情報につき、次に掲げる行為を禁止する。但し、上長の事前の許可または命令がある場合は除く。
-
当該個人情報を第三者に知らせること
-
当該個人情報を取得目的外に使用すること
-
当該個人情報を業務外利用のために取得すること
第3項
社員等は、次に掲げる状態の場合、業務を行うにあたり使用した個人情報について、速やかに会社に返還しなければならない。
-
利用目的を達成した場合
-
当該社員等に異動、出向、配置転換等により、その職務上個人情報を扱う必要がなくなった場合
-
当該社員等が就業規則・準社員就業規則の定めにより離職する場合
-
その他会社の判断によりその旨の指示があった場合
第６章 個人情報保護管理組織
■ 個人情報保護管理組織
第15 条
第1項
会社は、個人情報を安全、確実に取り扱うために個人情報管理組織を編成する。
第2項
会社における個人情報管理組織の最高責任者(以下、「個人情報管理最高責任者」という)は、営業本部長とする。
第3項
最高責任者を補佐するため、個人情報管理責任者1名および個人情報取扱者数名を置く。
第4項
個人情報管理責任者は、人事部門責任者とする。
第5項
個人情報取扱者は、個人情報管理責任者が社内の各部門から人選して任命する。
第6項
個人情報取扱者の人数は、状況に応じて個人情報管理責任者が決定する。
■ 個人情報管理責任者の職務
第16 条
第１項
個人情報管理責任者は、社内および個人情報取扱委託先における個人情報の適正な管理、運営について必要な措置をとり、社内外において個人情報に関する意識啓発を行い、個人情報取扱全般についての総括的な指揮監督を行う。
第2項
個人情報管理責任者は、本規程の実施および運営に関する責任を負う。
第3項
個人情報管理責任者は、社内における個人情報の管理運営状況について適宜、個人情報管理最高責任者に報告し、個人情報管理最高責任者は必要に応じて代表取締役および取締役会に報告する。
■ 個人情報取扱者の職務
第17 条
第１項
個人情報取扱者が個人情報を取り扱う場合は、個人情報管理責任者の指示に従って行動する。
第2項
個人情報取扱者は、職務上知り得た個人情報について社内外を問わず、個人情報管理責任者の許可なく他に漏らしてはならない。
第3項
個人情報取扱者は、職務上知り得た個人情報を個人情報管理責任者の指示以外の目的に使用してはならない。
第4項
個人情報取扱者は、次に掲げる場合、職務上入手した個人情報を速やかに個人情報管理責任者に返還しなければならない。
-
個人情報の利用目的を達成した場合
-
その個人情報取扱者が職場異動、出向、配置転換などにより現在の職場を離れた場合
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個人情報取扱者の職を解かれた場合
-
その他個人情報管理責任者が必要と認めた場合
■ 苦情受付の体制
第18 条
第１項
個人情報の取扱いに関する苦情を受けたときは、その内容について調査し、合理的な期間内に、適切かつ迅速な処理に努めるものとする。
第2項
当社の個人情報の取扱いに関する苦情の窓口業務は、営業部の個人情報取扱者が対応するものとする。
第７章 罰則
■ 罰則等
第19 条
第１項
本規程および個人情報保護法に違反した社員等は、就業規則・準社員就業規則に基づき解雇を含む懲戒の対象となる。
第2項
前項により懲戒の対象となった社員等は当事者および会社に対する損害賠償の責めに任ずる。
附 則
■ 施 行
第１条
第１項
本規程は、２０１９年４月１日より施行する。